Titre:  Assistant Administratif (H/F)

Mission

Dans le cadre de cette fonction, rattachée à notre Division Commercial & Marketing, vous assisterez votre responsable dans l'organisation de ses activités administratives. Vous assurerez des tâches diverses et variées en lien avec les activités de la Division. Vous devrez pouvoir vous exprimer parfaitement en anglais et en français aussi bien à l’oral qu’à l’écrit.

Responsabilités

Gestion complète et en autonomie de la correspondance (lettres, emails, demandes de renseignements diverses, sollicitations commerciales, etc.) de l’enregistrement informatique à la réponse au client final.
- Etre capable d’évaluer l’importance de la demande, de la classifier, d’y répondre directement ou bien d’en accuser réception et de l’orienter vers le bon interlocuteur au sein de nos filiales de distribution à l’étranger.
- Rédaction de réponses personnalisées (80% en anglais / 20% en français) dans le respect des délais définis.
- Suivi hebdomadaire avec les marchés et mise à jour d’un tableau récapitulatif (ex : statistiques liées au temps de réponse).
Support logistique à la personne en charge de l’organisation des visites manufacture:
- Envoi des invitations Outlook pour réserver les salles, confirmer les artisans à l’interne, et assurer la disponibilité pour les déjeuners.
- Tenue du planning dans pour la réservation des Salons. Assurer une communication optimale avec l’équipe du restaurant.
 - Impressions diverses : programmes de visite, liste des invités, étiquettes blouses, plans de table, chevalets, passe-partout, etc.
- Fonction de « backup » pour l’organisation des visites, notamment pendant les périodes de congés afin d’assurer un service de qualité en tout temps.
- Coordination évènement Watches & Wonders (accréditations internes/externes, rendez-vous détaillants et listing soirées).
- Assurer la traduction/relecture de divers documents (emails/notes internes, directives pour les marchés à l’étranger, présentations powerpoint, etc.).
- Gestion des demandes de réservations de la salle d'une salle en accès restreint.
- Organisation de l’envoi des cartes de vœux et des cadeaux de fin d’année.

Profil recherché

- Maturité professionnelle ou commerciale.
- 5 à 10 ans d’expérience dans la gestion administrative au sein d’une entreprise internationale
- Langue maternelle anglaise.
- Maîtrise parfaite du français (oral et écrit).
- Goût pour la rédaction de courriers. Maîtrise rédactionnelle requise en anglais et en français.
- Très bonne connaissance des outils bureautiques MS-Office et de SAP.
- Excellent sens relationnel et diplomatie.
- Sens aigu de la confidentialité.
- Rigueur et précision.
- Esprit logique et méthodique.
- Force de proposition quant à l’organisation du bureau.
- Réactivité et bonne gestion des priorités.

Référence du poste

2662